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¿Cómo protejo la información de mi empresa? Acuerdos de Confidencialidad

by on November 10, 2014
 

El Acuerdo de Confidencialidad es un documento legal que se celebra entre al menos dos partes y que va a definir todo el material de tipo confidencial, el conocimiento y la información que las partes desean compartir con la otra para ciertos propósitos, pero que también desean restringir a terceras partes. Se trata de un contrato en el cual las empresas acuerdan no divulgar información que esté cubierta por el Acuerdo. Estos se pueden firmar para proteger la información de una sola de las partes o para ambas.

Es necesario proteger la información  frente al mal uso que terceros puedan hacer

En nuestra sociedad actual, la información se convierte en un activo vital tanto para personas naturales como jurídicas. Como personas naturales, tenemos derecho a la protección de nuestra información personal a través del Derecho Fundamental de Habeas Data. Cuando hablamos de personas jurídicas como es el caso de las empresas, la información se protege a través de los llamados acuerdos de confidencialidad o ( Non Disclosure Agreements).

Legalmente existen las cláusulas de confidencialidad en los contratos y los acuerdos de confidencialidad. Sin embargo, es necesario saber en qué casos deben utilizarse, ya que no en todas las fases de una negociación, por ejemplo, son necesarios.

Los Acuerdos de Confidencialidad permiten proteger la información de las empresas, es importante conocerlos para poder utilizarlos adecuadamente en la celebración de negocios, sin embargo no se debe abusar de ellos ya que pueden generar dificultades y trabas en las fases iniciales de un negocio, sobre todo cuando se trata de buscar una posible alianza.

La información vital que le pertenece a una empresa, puede referirse a los procesos y técnicas frente a un servicio o las fórmulas con respecto a un producto; esto pertenece al know how e información vital de la misma. Esto precisamente le va a dar el valor a la empresa y le va a permitir un adecuado posicionamiento en el mercado.

Hoy por hoy, Emprendimientos y  StartUps requieren aliarse estratégicamente con otras empresas o encontrar socios que les puedan aportar capital.

Se ha suscitado una discusión de tipo jurídico alrededor de la firma de este tipo de acuerdos para posibles socios o aliados de una StartUp en una fase inicial y antes de concretar la posible alianza y que son personas que pueden llegar a conocer información acerca de la empresa a la cual van a financiar con sus posibles aportes. En este punto considero que puede llegar a ser complejo y en algún punto podría poner en dificultad la consolidación de la posible alianza, la exigencia de la firma de este tipo de acuerdos en una fase inicial.

Recomendaciones en materia de Acuerdos de Confidencialidad:

  1. Si se trata de una nueva empresa (emprendimiento mercantil)  o Start Up es importante ser muy cuidadoso con la información que se revela a un tercero en la fase inicial de la posible consolidación de una alianza. Mi sugerencia es que en esta etapa no se exija la firma de Acuerdos de Confidencialidad ya que esto puede frenar la ejecución de la alianza o del posible negocio que se busca capitalizar. En este punto es inoficioso y burocrático la firma de este tipo de acuerdos.
  2. Una vez se consolide la alianza, es preciso incluir una cláusula de Confidencialidad en el contrato y aparte firmar como Anexo el Acuerdo de Confidencialidad
  3. Identificar quienes son las personas susceptibles de firmar esos acuerdos de confidencialidad: trabajadores de la empresa, socios, aliados y en general toda persona que pueda tener acceso a información privilegiada de la empresa
  4. Para empresas cuyos negocios impliquen compartir información importante y vital, siempre recomiendo firmar esos Acuerdos de Confidencialidad con: Trabajadores, socios y posibles aliados.
  5. Como parte de la aplicación de un adecuado Derecho Preventivo en la empresa, es muy importante capacitar a los trabajadores de la empresa, acerca de la importancia del cuidado de la información; su mal uso puede tener consecuencias jurídicas como por ejemplo la terminación del contrato, multas y sanciones desde el punto de vista del derecho comercial y también consecuencias desde el punto de vista penal para la persona que las infrinja.
  6. El suministro de información relevante para la empresa a terceros sin autorización también puede traer consecuencias negativas para la propia empresa. La vulneración del Derecho de la Competencia, que es aquel que regula la sana competencia entre las empresas, su vulneración puede ocasionar multas y sanciones por parte de las Superintendencias pertinentes.
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